一、項目簡介

南京大學(xué)出版社成立于1984年，由教育部主管、南京大學(xué)主辦，自成立之日起，就秉承“誠樸雄偉，勵學(xué)敦行”的校訓(xùn)，著力把自己鑄造成一流的綜合性大學(xué)出版社。

南京大學(xué)出版社原使用“復(fù)旦天翼”的編輯及發(fā)行系統(tǒng)，手工與財務(wù)對接，存在各部門數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)不一致的情況：比如發(fā)行倉儲的發(fā)貨客戶與財務(wù)客戶名稱不一致、數(shù)量不一致；編輯及出版部付款單位名稱不一致、數(shù)量不一致；單書成本結(jié)轉(zhuǎn)多結(jié)或者少結(jié)，發(fā)行倉儲庫存商品與財務(wù)產(chǎn)成品不一致等各類情況。

隨著出版業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)大及社領(lǐng)導(dǎo)精細(xì)化管理的目的，原有“天翼”系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足南京大學(xué)出版社的管理需要。在經(jīng)過南京大學(xué)出版社ERP領(lǐng)導(dǎo)小組經(jīng)過對行業(yè)軟件的大量調(diào)研、論證及多方的客戶考察，2016年對南京大學(xué)出版社ERP系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)行公開招標(biāo)。

2016年11月，我公司中標(biāo)“南京大學(xué)出版社所需ERP系統(tǒng)項目（招標(biāo)編號：066016982371）”，為南京大學(xué)出版社提供《云章復(fù)合出版ERP系統(tǒng)v5.0》，實(shí)現(xiàn)出版社圖書、音像、電子和網(wǎng)絡(luò)出版等多元化、立體化的復(fù)合出版業(yè)務(wù)管理；提供《OA協(xié)同辦公管理系統(tǒng)》，實(shí)現(xiàn)行政辦公的全面規(guī)范化、自動化管理；提供《云章EDI經(jīng)銷商數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)》，實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)與京東、亞馬遜、當(dāng)當(dāng)、新華文軒、浙江省店、江蘇省店、湖北三新、人天書店的書目信息、庫存信息、訂單信息等在線業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)交換。

二、實(shí)施簡介

2016年12月，云章實(shí)施團(tuán)隊進(jìn)場，展開前期全面的調(diào)研工作，在社領(lǐng)導(dǎo)和各部門的全力配合下，順利的完成了項目整體實(shí)施規(guī)劃方案、出版流程配置方案、業(yè)務(wù)應(yīng)用方案、歷史數(shù)據(jù)遷移方案等。本次數(shù)據(jù)遷移需要將天翼系統(tǒng)內(nèi)原有數(shù)據(jù)全部遷移進(jìn)云章ERP系統(tǒng)，雖然我們之前在上海交通大學(xué)出版社成功遷移過復(fù)旦天翼系統(tǒng)，但復(fù)旦天翼系統(tǒng)畢竟與我公司的云章出版ERP管理系統(tǒng)的設(shè)計理念、業(yè)務(wù)邏輯、數(shù)據(jù)關(guān)系都存在非常大的差異，經(jīng)過多次與南大社信息中心及營銷部溝通和數(shù)據(jù)分析，遇到數(shù)據(jù)問題就上會討論，形成數(shù)據(jù)調(diào)整方案就分配落實(shí)，在投入大量時間、若干次的數(shù)據(jù)試遷移和調(diào)整后，終于完成從選題、項目、三審、印前、付印、入庫到發(fā)貨、發(fā)票及收款的全流程數(shù)據(jù)遷移；并按照業(yè)務(wù)流程配置方案完成了系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程再造，系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程、單據(jù)流程、表單配置都經(jīng)過了社領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員的確認(rèn)，于2017年10月完成項目實(shí)施的第一階段發(fā)行、倉儲、發(fā)行財務(wù)的上線及編務(wù)和印務(wù)的全流程打通上線。隨后開始進(jìn)行材料賬和成本賬的核對，及中間狀態(tài)的數(shù)據(jù)補(bǔ)錄，在社領(lǐng)導(dǎo)和各部門相關(guān)人員的大力配合下，于2017年11月完成第二階段編輯、印制及財務(wù)的上線，至此，南京大學(xué)出版社ERP系統(tǒng)完成全面上線，實(shí)現(xiàn)了出版業(yè)務(wù)流程的規(guī)劃化、系統(tǒng)化管理，實(shí)現(xiàn)了各部門業(yè)務(wù)的線上協(xié)同，徹底消除了各部門之間的信息孤島，以及數(shù)據(jù)的不完整、不準(zhǔn)確、不一致等諸多問題，出版ERP系統(tǒng)全面上線后得到了南大社領(lǐng)導(dǎo)和信息化小組成員的高度評價。

三、經(jīng)驗(yàn)分享

1、多業(yè)務(wù)流程精細(xì)化管理

南大社不是按照一個標(biāo)準(zhǔn)的管理流程對圖書進(jìn)行出版的，而是以不同的圖書性質(zhì)和類型來適配不同的出版流程管理，這種按不同的流程走不同的流程也是我們云章出版ERP系統(tǒng)v5.0的新特點(diǎn)之一，能夠很好的支持出版社多業(yè)務(wù)流程管理，實(shí)現(xiàn)了出版業(yè)務(wù)的精細(xì)化管理。

2、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)規(guī)范化管理

社內(nèi)操作人員以前使用復(fù)旦天翼系統(tǒng)時都能非常熟練的操作自己模塊的系統(tǒng)，不用考慮上下游的數(shù)據(jù)銜接問題，所以業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的自主性和隨意性很大，如圖書信息均可自行修改，上線云章出版ERP系統(tǒng)以后，數(shù)據(jù)完全是一體化的，數(shù)據(jù)從選題開始進(jìn)入系統(tǒng)向后自動流轉(zhuǎn)，生產(chǎn)過程中的每個環(huán)節(jié)的單據(jù)數(shù)據(jù)都要經(jīng)過審核審批，確保數(shù)據(jù)的有效性和準(zhǔn)確性，如果發(fā)現(xiàn)已生成的數(shù)據(jù)有誤，可以在系統(tǒng)發(fā)起信息修改單，經(jīng)過審批后才能修改生效，這樣能夠確保線上數(shù)據(jù)的結(jié)果與線下圖書的數(shù)據(jù)一致。

3、各業(yè)務(wù)的全面管理

南大社近幾年的發(fā)展速度飛快，業(yè)務(wù)的復(fù)雜性也是同行業(yè)最為復(fù)雜的出版社之一，復(fù)雜性不僅表現(xiàn)在市場類圖書的多樣化，而且與各類型作者及公司的業(yè)務(wù)合作也極具特色和多樣化，很多業(yè)務(wù)方式也是云章實(shí)施團(tuán)隊首次遇到，我們的目標(biāo)要實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)在ERP系統(tǒng)的全面管理，ERP系統(tǒng)既要支持不同類型的業(yè)務(wù)，還要符合不同類型業(yè)務(wù)對應(yīng)的財務(wù)規(guī)范做賬方式，在經(jīng)過與財務(wù)人員的全方位溝通后，在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)了不同類型的業(yè)務(wù)支持及對應(yīng)的財務(wù)賬務(wù)處理，滿足了南大社業(yè)務(wù)的全面管理。

4、工作方式與習(xí)慣的轉(zhuǎn)變

社內(nèi)操作人員的操作方式和使用習(xí)慣都發(fā)生了很多變化，ERP系統(tǒng)剛上線時，有些人員很快能適應(yīng)新的系統(tǒng)和新的工作方式，有些人員還不太適應(yīng)，導(dǎo)致不太愿意使用系統(tǒng)，經(jīng)過云章實(shí)施團(tuán)隊多次組織培訓(xùn)、按崗位下發(fā)操作手冊、QQ群及電話給予解答、現(xiàn)場給予一對一輔導(dǎo)等多種方式的努力下，各部門人員逐漸適應(yīng)新的系統(tǒng)和新的工作方式，大家也慢慢的認(rèn)可我們這種全平臺一體化的ERP系統(tǒng)與以前局部系統(tǒng)的不同，在數(shù)據(jù)的完整性、一致性上有非常大的查詢優(yōu)勢，確實(shí)給工作帶了很多便利。

四、項目總結(jié)

經(jīng)過雙方實(shí)施團(tuán)隊的共同努力，ERP系統(tǒng)上線使用后，對出版社業(yè)務(wù)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、編印發(fā)財數(shù)據(jù)共享、整體工作效率的提高都有很大的幫助，對出版工作容易出現(xiàn)問題的地方能夠及時發(fā)現(xiàn)和堵漏。在上線總結(jié)會上，薛總提出ERP是實(shí)現(xiàn)社領(lǐng)導(dǎo)班子精細(xì)化、規(guī)范化管理的必要工具，各部門要克服困難，耐心磨合，要與云章公司深度合作，希望在今后的使用過程中，云章公司能為我們提供更多出版社的成功經(jīng)驗(yàn)，讓ERP系統(tǒng)發(fā)揮更大的價值。