作者：沈立軍    文章來(lái)源：《中國(guó)出版》雜志社

    隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展和競(jìng)爭(zhēng)的加劇，作為出版業(yè)管理核心內(nèi)容的財(cái)務(wù)管理，如何在保證自身運(yùn)行通暢的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)與經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接，已經(jīng)成為當(dāng)前出版企業(yè)管理工作中的緊迫任務(wù)。長(zhǎng)久以來(lái)，出版企業(yè)財(cái)務(wù)管理都只能被稱為“記賬式”管理、事后監(jiān)控式管理，呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)離散、脫節(jié)、靜態(tài)、滯后，甚至各部門報(bào)表數(shù)據(jù)不統(tǒng)一等弊端。為了解決這一系列問(wèn)題，財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)一體化的思想得到了重視。財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，要求在包括網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)、管理軟件平臺(tái)等要素的信息化環(huán)境下，將企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的業(yè)務(wù)流程和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程、管理流程有機(jī)融合，加強(qiáng)財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)的及時(shí)反映、監(jiān)控和指導(dǎo)。它是提高企業(yè)管理水平和工作效率的有效途經(jīng)。
    長(zhǎng)期實(shí)踐證明，實(shí)現(xiàn)出版企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化的前提和基礎(chǔ)，是推動(dòng)出版企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化，即利用先進(jìn)的信息技術(shù)和現(xiàn)代化的管理手段，提供網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)行財(cái)務(wù)核算、分析、控制、決策和監(jiān)督等現(xiàn)代化財(cái)務(wù)管理模式、方式及各項(xiàng)功能，并最終實(shí)現(xiàn)管理信息化，建立起以業(yè)務(wù)事件為驅(qū)動(dòng)的高效、全面、動(dòng)態(tài)的財(cái)務(wù)管理新體系。

    一、實(shí)現(xiàn)出版企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化的難點(diǎn)

    1.傳統(tǒng)管理理念的制約

    出版企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化體現(xiàn)著現(xiàn)代企業(yè)管理思想，帶來(lái)了管理觀念的更新和變革。但傳統(tǒng)的管理體系給變革帶來(lái)了不小的阻礙，使得財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的對(duì)接和整合阻力重重。現(xiàn)實(shí)中，不少出版企業(yè)管理人員安于現(xiàn)狀，缺乏從參與大范圍競(jìng)爭(zhēng)的戰(zhàn)略高度來(lái)認(rèn)識(shí)自己的企業(yè)，認(rèn)為財(cái)務(wù)管理只需要進(jìn)行資金、成本、賬目的核對(duì)，經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)只需要各個(gè)執(zhí)行部門恪盡職守、各司其職即可，缺乏改革的動(dòng)力。此外，如果改變流程、整合資源，也許還會(huì)遇到利益沖突導(dǎo)致的阻力。

    2.缺乏全面的財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)

    促進(jìn)出版企業(yè)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)一體化，一定要將信息采集、歸納、加工、利用的每一環(huán)節(jié)與企業(yè)信息管理結(jié)合，以全面、準(zhǔn)確、及時(shí)的數(shù)據(jù)管理帶動(dòng)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展。然而，傳統(tǒng)出版社各業(yè)務(wù)部門大多隨著業(yè)務(wù)需要分散采購(gòu)了各種應(yīng)用軟件。如各自獨(dú)立的財(cái)務(wù)和發(fā)行軟件系統(tǒng)，單獨(dú)的出版統(tǒng)計(jì)軟件，總編室使用的各種報(bào)表軟件等等，彼此都無(wú)法溝通和共享數(shù)據(jù)和信息。這樣各部門的信息報(bào)告彼此孤立很難連貫與銜接，同樣的數(shù)據(jù)在不同部門被賦予不同含義，造成數(shù)據(jù)的冗余。要建立起一個(gè)全面的動(dòng)態(tài)財(cái)務(wù)信息支持系統(tǒng)，將財(cái)務(wù)管理信息的脈絡(luò)延伸至各個(gè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生地，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門之間的數(shù)據(jù)統(tǒng)一和數(shù)據(jù)共享，對(duì)于出版企業(yè)意味著巨大的人力物力投入和全面的改革創(chuàng)新。

    3.缺乏規(guī)范、統(tǒng)一的信息和數(shù)據(jù)支持

    傳統(tǒng)信息管理方式造成了數(shù)據(jù)混亂、信息分散的現(xiàn)狀。例如：由于過(guò)去市場(chǎng)化、企業(yè)化程度不高，多種核算方法并存，特殊的賬務(wù)處理辦法多，數(shù)據(jù)問(wèn)題多；有的單位發(fā)行、財(cái)務(wù)多本帳，許多單位沒(méi)有實(shí)行或是沒(méi)有嚴(yán)格實(shí)行單書核算，發(fā)行在途帳情況多，庫(kù)存復(fù)雜，歷史數(shù)據(jù)缺失，過(guò)去賬務(wù)理不清等等。這種傳統(tǒng)信息管理方式造成大量信息在出版企業(yè)內(nèi)部多個(gè)部門之間多次重復(fù)，造成資源的巨大浪費(fèi)。同時(shí)，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間不能共享，大量的財(cái)務(wù)工人不得不傳遞紙質(zhì)的銷售單據(jù)和記賬憑證。而隨著出版企業(yè)規(guī)模的迅速壯大和組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整，出版企業(yè)資金的集中管理和內(nèi)部多級(jí)法人資金分散占用的矛盾日益突出。對(duì)于大型出版企業(yè)而言，這種信息流動(dòng)不暢的狀況更加嚴(yán)重，阻礙了財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)的一體化進(jìn)程。

    二、實(shí)現(xiàn)出版企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化的重點(diǎn)

    實(shí)現(xiàn)出版企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化的重點(diǎn)就在于積極推動(dòng)財(cái)務(wù)信息化管理，通過(guò)財(cái)務(wù)信息化管理解決上述難點(diǎn)。

    1.系統(tǒng)建設(shè)：建立全面的集成化財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)

    推動(dòng)出版企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化的當(dāng)務(wù)之急是找到一套全面而完整的管理系統(tǒng)支持，ERP系統(tǒng)是出版企業(yè)實(shí)施信息化管理的選擇之一。ERP系統(tǒng)是個(gè)較完整的集成化管理信息系統(tǒng)，包括分銷、制造、財(cái)務(wù)、質(zhì)量控制、售后服務(wù)、人力資源、運(yùn)輸管理等子系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)以業(yè)務(wù)為中心來(lái)組織，根據(jù)物流、資金流、信息流的連續(xù)運(yùn)動(dòng)和反饋來(lái)設(shè)計(jì)，能跨越職能領(lǐng)域的邊界，實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)信息的集成。
    目前，在國(guó)際出版企業(yè)中，世界最大的10個(gè)出版集團(tuán)當(dāng)中有80%都采納并實(shí)施了ERP。通過(guò)ERP，這些出版巨頭的任何一個(gè)全球分支機(jī)構(gòu)都可以準(zhǔn)確地得到集團(tuán)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，了解到任何一種圖書在全球的銷售情況以及庫(kù)存情況。通過(guò)這些數(shù)據(jù)的支撐，總部可以隨時(shí)調(diào)整銷售策略以滿足讀者的需求，并根據(jù)讀者的反映調(diào)整其生產(chǎn)和銷售。例如蘭登書屋目前使用的ERP程序是在1995年從德國(guó)SAP公司引進(jìn)的。蘭登書屋運(yùn)用這種軟件程序來(lái)運(yùn)作其資金、生產(chǎn)計(jì)劃、采購(gòu)、庫(kù)存管理、客戶服務(wù)以及賬務(wù)業(yè)務(wù)。

    2.數(shù)據(jù)規(guī)范：時(shí)效、唯一、共享的數(shù)據(jù)支持

    出版企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化，可以逐步消除數(shù)據(jù)的重復(fù)和冗余，為出版業(yè)務(wù)發(fā)展提供時(shí)效、唯一、共享的數(shù)據(jù)支持。
    首先是時(shí)效性。以往的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析，是以財(cái)務(wù)報(bào)表為基礎(chǔ)的。無(wú)論是年度財(cái)務(wù)報(bào)表、還是中期的財(cái)務(wù)報(bào)表，都無(wú)法滿足日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)需求。由于信息系統(tǒng)的支持，企業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)了大量數(shù)據(jù)信息，通過(guò)不同的報(bào)表處理模塊，以不同的核算方式和計(jì)算方法，可以隨時(shí)獲取基本財(cái)務(wù)報(bào)表、地區(qū)銷售狀況報(bào)表、圖書產(chǎn)品的利潤(rùn)報(bào)表等各種形式的詳盡的數(shù)據(jù)信息，極大提高了數(shù)據(jù)的時(shí)效性。其次是唯一性。在信息化財(cái)務(wù)系統(tǒng)，如ERP系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)直接產(chǎn)生于相關(guān)的業(yè)務(wù)部門，事實(shí)上更多的信息來(lái)源于非財(cái)務(wù)的職能部門，在ERP系統(tǒng)中全部業(yè)務(wù)活動(dòng)信息(包括財(cái)務(wù)信息)是由相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門一次直接采集完成的，從而保證了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的唯一性。最后是共享性。在出版企業(yè)ERP系統(tǒng)中財(cái)務(wù)系統(tǒng)除了提供財(cái)務(wù)信息外，同時(shí)還提供數(shù)量信息、質(zhì)量信息、資金流信息、物流信息和企業(yè)內(nèi)外的信息等。通過(guò)在全公司對(duì)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化，經(jīng)營(yíng)管理的各項(xiàng)數(shù)據(jù)真正形成了信息流，每個(gè)部門是信息流上的一個(gè)環(huán)節(jié)，依靠統(tǒng)一的系統(tǒng)數(shù)據(jù)，按既定流程規(guī)則運(yùn)作。

    3.流程再造：實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)流程的有效對(duì)接

    出版企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際，積極引進(jìn)運(yùn)用統(tǒng)一的財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)全過(guò)程的信息流、物流、資金流的集成和數(shù)據(jù)共享，保障企業(yè)預(yù)算、結(jié)算、監(jiān)控等財(cái)務(wù)管理工作規(guī)范化、高效化。ERP系統(tǒng)中，各個(gè)組成子模塊之間都有接口，出版企業(yè)各個(gè)部門之間的信息可以交流、共享實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部有效的溝通，完善了對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的計(jì)劃和控制功能，做到了全過(guò)程的監(jiān)督，使企業(yè)的各種資源計(jì)劃都能及時(shí)準(zhǔn)確地在系統(tǒng)中體現(xiàn)。財(cái)務(wù)人員可以對(duì)出版社內(nèi)部所有環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的管理，準(zhǔn)確及時(shí)地了解各部門、各項(xiàng)目的費(fèi)用支出情況，了解或預(yù)測(cè)將來(lái)某一時(shí)期的收支情況，快速得到各種計(jì)劃報(bào)表、圖書印制報(bào)表和銷售報(bào)表；監(jiān)督各選題出版計(jì)劃的執(zhí)行情況，獲取某種圖書的發(fā)行分析數(shù)據(jù)、某一地區(qū)的發(fā)行分析數(shù)據(jù)，以及某一品種在不同時(shí)間段的發(fā)行情況比較數(shù)據(jù)，以便按市場(chǎng)需求及時(shí)調(diào)整圖書的出版計(jì)劃，避免不必要的損失，做到?jīng)Q策靠數(shù)據(jù)，調(diào)研論證有依據(jù)。

    4.部門協(xié)同：加強(qiáng)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)部門合作

    ERP系統(tǒng)為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息與編輯、出版、發(fā)行的業(yè)務(wù)流程一體化提供了基礎(chǔ)，它解決了出版企業(yè)中信息“孤島”問(wèn)題，將企業(yè)整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)納入企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息網(wǎng)絡(luò)中，大量的數(shù)據(jù)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)從各業(yè)務(wù)部門直接采集，使絕大部分業(yè)務(wù)信息能夠?qū)崟r(shí)轉(zhuǎn)化，直接生成財(cái)務(wù)信息。
    ERP最大的特點(diǎn)是業(yè)務(wù)的集成，財(cái)務(wù)不能再像從前那樣單從自己的財(cái)務(wù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中工作，而是與物資、項(xiàng)目、設(shè)備、人力資源等各部門密切配合才能在ERP這個(gè)系統(tǒng)中顯示出自己的優(yōu)勢(shì)。因此，要使得ERP系統(tǒng)建立健全，使得財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化進(jìn)展順利，單憑財(cái)務(wù)部門的努力是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，出版單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際，加強(qiáng)各部門間的整合配合，保障出版單位的預(yù)算、決策、監(jiān)控等財(cái)務(wù)管理工作的規(guī)范化、高效化。若有一個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)直接影響財(cái)務(wù)人員的記賬工作。同樣，財(cái)務(wù)部門的工作也影響著其他部門。因此，各個(gè)業(yè)務(wù)部門的密切配合度，將直接影響ERP實(shí)施的成功率。
    通過(guò)實(shí)施出版財(cái)務(wù)管理信息化，推進(jìn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化運(yùn)行，建立一個(gè)完善的信息系統(tǒng)，這將提高業(yè)務(wù)和管理工作的效率，為管理者特別是中高層管理人員提供多角度查詢、統(tǒng)計(jì)和分析功能及手段，從而進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)的決策支持能力和持續(xù)發(fā)展能力。

（作者單位：外語(yǔ)教學(xué)與研究出版社）