山東出版集團信息中心  林華

    隨著數字出版技術的發(fā)展和復合出版形式的出現(xiàn)，國內出版人也開始了與時俱進，諸多出版集團、出版社開始舍棄局部化信息系統(tǒng)，著手引進全套出版業(yè)務ERP系統(tǒng)。山東出版集團，目前已經初步完成了《基于WEB出版綜合業(yè)務平臺》一期和二期建設，在成功部署《平章出版ERP綜合管理系統(tǒng)4.0 》之余，深感數據準備和數據遷移的重要性，特撰文加以總結，希望對同行業(yè)單位實施出版ERP系統(tǒng)有所幫助。

一、 數據準備的重要性
    有成功實施ERP經驗的人都知道：“三分技術、七分實施、十二分數據”這句話。由此，我們不難看出，數據準備在ERP項目實施中的重要性。同時，也表明，作為管理改造工程的ERP項目，花在系統(tǒng)實現(xiàn)和技術準備上的時間并不多，60%以上的時間是花在了貫穿全程的三大任務上，即全程的宣傳培訓、全程的數據準備和全程的管理變革。這三個全程缺一不可，其中尤以數據準備工作量最大。

二、 如何進行出版單位上線前的數據準備？
    首先，要搞清楚出版單位都積累有哪些數據，哪些數據要準備。對于出版ERP實施所要準備的數據一般可分為兩大類：即靜態(tài)數據和動態(tài)數據，也可稱為基礎數據和運行數據。
    基礎數據是指開展業(yè)務活動所需要的基礎數據，如圖書基本信息、部門信息、員工信息、客戶信息、供應商信息等。其特點是它在整個數據的生命周期中基本保持不變，同時它是運行數據的基礎，社內所有業(yè)務人員通過調用基礎數據來保持同一數據在整個系統(tǒng)中的唯一性。
    運行數據是指每筆業(yè)務發(fā)生時產生的事務處理信息。例如圖書發(fā)貨單、銷售退貨單、發(fā)票單、收款單等。
    在出版社前期經營當中，如果各個部門都使用有局部信息化管理系統(tǒng)，則基礎數據和運行數據就會是每個部門、每個系統(tǒng)都有積累，而且是相互孤立。所以，在出版單位實施上線完整ERP系統(tǒng)的數據準備階段，就需要分析清楚基礎數據以哪個部門、哪個系統(tǒng)為準。在出版社發(fā)行部門是業(yè)務量最大、數據積累最多的部門，因此一般會確定以原用發(fā)行系統(tǒng)的基礎數據為新ERP系統(tǒng)的基礎數據，但因ERP系統(tǒng)對基礎數據的完整性要求比局部信息系統(tǒng)要高，因此數據準備階段需要安排專人對原有數據進行字段充實、核實。
    局部信息化系統(tǒng)最大的弊端就是數據存儲不唯一，數據孤立現(xiàn)象嚴重，而完整的ERP系統(tǒng)，則要求編務、生產、發(fā)行、倉儲、財務各部門的基礎數據必須統(tǒng)一，從根本上消除數據孤立和未來應用中的重復勞動現(xiàn)象，所以在完成基礎數據充實核實后，在轉移財務運行數據之前，還需要消除數據割裂，完成發(fā)行與財務基礎數據的匹配。這一步非常關鍵，也非常繁瑣，如能向《中華出版人》系統(tǒng)一樣設計有數據匹配模塊，不僅能大量簡少工作量，而且還可提高數據匹配的準確性。
    其次，要切實重視歷史舊數據遷移前的加工質量和正確認識ERP系統(tǒng)的集成性。
    很多ERP項目在完成前期調研和系統(tǒng)配置、測試時都比較順利，但在渡河搬家時卻被淹個半死。究其原因，一是舊系統(tǒng)的數據一般質量較低，也較分散（這是可以肯定的，否則也不會有引進上線ERP的需求）。這樣，局部信息系統(tǒng)在向ERP系統(tǒng)切換時需要的基礎數據和運行數據，相當大的部分需要通過加工整理舊系統(tǒng)獲得。而加工的質量如何，直接關系到ERP切換上線的成敗和上線后的運行質量。從集團幾家出版單位上線后的情況來看，前期社領導比較重視，內部參與數據加工整理人員認真的，上線后新系統(tǒng)運行就比較順暢，受舊數據影響就小。反之，影響就比較明顯，特別是ERP系統(tǒng)集成度較高，等上線后所有的數據匯總到財務后，就會發(fā)現(xiàn)許多已經分散在各局部系統(tǒng)的數據不對，經常要停下來重新修正錯誤數據，對新系統(tǒng)運行帶來很大的負面影響。二是要對ERP系統(tǒng)和局部信息系統(tǒng)的差異有足夠的認識。不能覺得兩者區(qū)別不大，不能覺得拖拉機和奧迪轎車都一樣，都可以拉人。要認識到ERP系統(tǒng)其實是一個全平臺設計的、完整集成的系統(tǒng)。對于日常運作和企業(yè)管理，集成就意為著先進和高效、不落伍。而在系統(tǒng)舊數據遷移、上線切換時，集成還意味著更復雜的數據遷移計劃和更大的實施工作量。因此，正確對待舊數據加工，確保數據質量，就成了不被淹死的重要救生工具。