信息化工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它的成功與否，除了技術(shù)上的因素以外，組織、管理措施是否得力,也是影響系統(tǒng)成功的重要因素之一。如果沒有得力的組織、管理措施，再好的技術(shù)也難以發(fā)揮作用。因此，人們常把一個(gè)單位的信息化工作形容為“一把手工程”，這話不無道理。為保證項(xiàng)目能夠順利進(jìn)行，我們成立了由山東出版總社一把手掛帥的信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，同時(shí)要求所屬各單位也成立相應(yīng)的組織，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)本單位的信息化工作。信息化領(lǐng)導(dǎo)小組的正確領(lǐng)導(dǎo)和決策以及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和員工的大力支持，為出版總社的信息化工作提供了強(qiáng)有力的組織保證。  
  
　　2．隊(duì)伍建設(shè)  
　　信息化建設(shè)是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，開發(fā)、實(shí)施、管理和今后的維護(hù)都需要專門的人才，因此，建立一支既懂信息技術(shù)又了解出版行業(yè)實(shí)際的高素質(zhì)的信息化人才隊(duì)伍應(yīng)當(dāng)是一個(gè)始終需要引起關(guān)注的問題。在出版總社多年的信息化建設(shè)過程中，無論是總社機(jī)關(guān)還是所屬單位，這支隊(duì)伍逐漸在鍛煉成熟，有些單位還形成了一定的規(guī)模，如山東省新華書店的新華科技公司和省印刷物資公司的泰山電腦公司等，不但可以組織、實(shí)施本單位的信息化工作，維護(hù)本單位的信息系統(tǒng)，同時(shí)，還可以承擔(dān)系統(tǒng)外的部分項(xiàng)目。在當(dāng)前社會(huì)對(duì)信息技術(shù)人才需求旺盛的大環(huán)境下，應(yīng)當(dāng)采取各種措施（如盡可能提供進(jìn)一步的培訓(xùn)機(jī)會(huì)和參與開發(fā)項(xiàng)目的機(jī)會(huì)），保持這支隊(duì)伍的穩(wěn)定性和延續(xù)性，使其成為出版總社進(jìn)行信息化建設(shè)的一筆寶貴財(cái)富。  
  
　　3．規(guī)章制度  
　　任何工作都要有相應(yīng)的規(guī)章制度來規(guī)范，信息化工作同樣如此。為保證總社信息網(wǎng)開通后能夠正常、有序、高效運(yùn)行，避免人為的失誤給系統(tǒng)帶來不必要的損失，我們制訂了相應(yīng)的規(guī)章制度。主要有：《山東省出版總社信息網(wǎng)使用及管理暫行辦法》、《計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全管理規(guī)定》、《計(jì)算機(jī)房管理辦法》、《山東省出版總社信息網(wǎng)信息發(fā)布制度》等，為規(guī)范總社信息網(wǎng)的使用發(fā)揮了良好的作用。隨著應(yīng)用的不斷深入，各種崗位責(zé)任制（如：《系統(tǒng)管理員崗位職責(zé)》、《應(yīng)用管理員崗位職責(zé)》、《網(wǎng)站編輯崗位職責(zé)》）也正在逐步建立起來。  
  
　　4．適時(shí)培訓(xùn)  
　　對(duì)各個(gè)層面的人員進(jìn)行信息技術(shù)和軟硬件操作的培訓(xùn)是信息化工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。針對(duì)出版總社的實(shí)際，我們分三個(gè)階段進(jìn)行了相應(yīng)的培訓(xùn)工作，第一，在項(xiàng)目論證和立項(xiàng)以前，請(qǐng)山東省信息化專家為系統(tǒng)內(nèi)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部進(jìn)行信息及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)講座，目的是使他們了解信息技術(shù)的基本知識(shí)和最新發(fā)展?fàn)顩r，搞清信息技術(shù)到底能為出版工作做什么，便于他們決策；第二，在系統(tǒng)投入試運(yùn)行之前，對(duì)各類操作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)基本知識(shí)（Windows、Word、Excel、Internet等）和總社信息網(wǎng)使用的培訓(xùn)，目的是消除部分人員（尤其是年齡偏大者）對(duì)計(jì)算機(jī)的“神秘”感，使他們能夠熟練掌握與自己業(yè)務(wù)相關(guān)的操作；第三，對(duì)各級(jí)系統(tǒng)管理員、信息員進(jìn)行專項(xiàng)技術(shù)培訓(xùn)（信息發(fā)布、信息交換、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識(shí)、網(wǎng)頁(yè)制作等），使他們掌握信息發(fā)布和信息交換的操作并能對(duì)本單位的信息系統(tǒng)進(jìn)行簡(jiǎn)單的維護(hù)。  
  
　　5．充分估計(jì)實(shí)施的難度  
　　信息化工作的難度很大，尤其是在一些較為“傳統(tǒng)”的行業(yè)。難在哪里？我們認(rèn)為，并不是難在技術(shù)本身，而是難在實(shí)施過程中的一些非技術(shù)性因素。“技術(shù)完美”的方案在實(shí)踐中難以推廣的現(xiàn)象并不鮮見，這恐怕就是人們常提到的觀念與意識(shí)問題。如果對(duì)員工的接受能力沒有正確的估計(jì)，不做好組織、協(xié)調(diào)、實(shí)施的充分準(zhǔn)備，信息化工作的難度會(huì)大大增加，而如果因此造成失敗，會(huì)給今后的工作帶來更大的困難。  
  
　　6．加強(qiáng)協(xié)調(diào)，及時(shí)溝通  
　　人們常常以“三分技術(shù)，七分協(xié)調(diào)”來形容信息化工作中協(xié)調(diào)的重要性，這一點(diǎn)我們有深刻的體會(huì)。山東出版集團(tuán)的信息化工作涉及到編、印、發(fā)、供等方方面面，各個(gè)局部都有自己的利益，惟有及時(shí)溝通，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，“曉之以理，動(dòng)之以情”，才能使信息化工作順利進(jìn)行。  
  
　　7．正確分析面臨的問題，選準(zhǔn)突破口  
　　任何單位的信息化工作都要根據(jù)自己的實(shí)際情況，選擇適合本單位的解決方案。要對(duì)本身所面臨的問題和同行業(yè)的大環(huán)境有較為清晰的認(rèn)識(shí)，做到“知己知彼”，才能作出最適合自己的解決方案，避免“人云亦云”，盲目跟風(fēng)。在提出我們的解決方案之前，我們對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的信息化工作現(xiàn)狀進(jìn)行了大量的調(diào)研，并到全國(guó)出版界信息化工作搞得比較好的兄弟省市進(jìn)行了考察。在此基礎(chǔ)上，我們認(rèn)為，把各個(gè)孤立的“信息孤島”進(jìn)行連通，實(shí)現(xiàn)信息共享和網(wǎng)上的信息交換是關(guān)鍵，而不是開發(fā)具體的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。因?yàn)楸M管我們的有些業(yè)務(wù)系統(tǒng)在技術(shù)上可能不是最先進(jìn)的，但由于已經(jīng)運(yùn)行了一段時(shí)間，大家已比較熟悉，基本上能滿足當(dāng)前的業(yè)務(wù)需求。同時(shí)，已經(jīng)有多家單位開發(fā)出符合當(dāng)前技術(shù)潮流的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，我們?cè)匍_發(fā)，必然會(huì)重復(fù)別人的“老路子”，不如直接購(gòu)買。  
  
　　8．慎重選擇開發(fā)商  
　　選擇一個(gè)良好的合作伙伴是信息化工作成功的重要因素之一，合作伙伴的信譽(yù)、技術(shù)、售后服務(wù)等各個(gè)方面要綜合考慮。我們認(rèn)為，對(duì)于一些成熟的產(chǎn)品，由于不需要太多的售后服務(wù)，合作伙伴的地域性可以不作為一個(gè)重要指標(biāo)。但對(duì)于我們山東出版集團(tuán)本次這種項(xiàng)目性的工作，由于需要較多的交互，合作伙伴的地域性應(yīng)當(dāng)作為一個(gè)重要指標(biāo)來考慮。  
  
　　9．發(fā)揮專家作用 
　　信息化實(shí)施過程中，充分發(fā)揮專家的作用，可以做到少走甚至不走“彎路”。在我們項(xiàng)目的初期調(diào)研、方案論證以至最后的系統(tǒng)驗(yàn)收，始終有山東省信息化專家的參與和指導(dǎo)，收到了良好的效果。  
  
　　10．先進(jìn)性與實(shí)用性  
　　信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，新的技術(shù)和產(chǎn)品層出不窮，用戶往往有眼花繚亂、應(yīng)接不暇之感。而一個(gè)單位的信息化工作由于投資、實(shí)施等種種原因，很難或不可能隨時(shí)跟蹤信息技術(shù)的最新成果。因此，在進(jìn)行信息化工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)處理好“先進(jìn)性”與“實(shí)用性”的關(guān)系。我們認(rèn)為，“最實(shí)用的，對(duì)用戶來講就是最好的”，不應(yīng)盲目去追求“高、精、尖”。有如下幾個(gè)原因，第一，從消費(fèi)的角度來講，新的產(chǎn)品和技術(shù)總有一個(gè)成熟期，這時(shí)候的用戶要冒一定的風(fēng)險(xiǎn)；第二，是否是出于競(jìng)爭(zhēng)需要的廠家的“炒作”，用戶很難判斷；第三，如果新產(chǎn)品、新技術(shù)帶來用戶使用環(huán)境、操作方式和工作流程的較大改變，實(shí)施的難度要大大增加。當(dāng)然，這也不是否認(rèn)新技術(shù)、新產(chǎn)品的作用，歸根結(jié)底一句話就是“實(shí)事求是”。  
  
　　11．做好技術(shù)消化和轉(zhuǎn)移工作  
　　信息化是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，要保持一定的連續(xù)性。在整個(gè)出版總社信息網(wǎng)的開發(fā)過程中，我們均嚴(yán)格按照軟件工程的要求來規(guī)范進(jìn)行。從最初的用戶需求分析到最終的系統(tǒng)測(cè)試、調(diào)試，均提供了完整、詳盡的技術(shù)資料和文檔，為今后系統(tǒng)的擴(kuò)展和保護(hù)資源打下了良好的基礎(chǔ)。